Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007

Baru saja teman saya yang bekerja di bagian keuangan menanyakan kepada saya bagaimana cara menampilkan titik pemisah ribuan dan koma mata uang rupiah dari hasil mailmerge Word yang berasal dari Excel. Angka, termasuk mata uang dan tanggal ternyata tidak selalu otomatis bisa tampil dengan format yang sesuai dengan yang ada di Excel. Misalnya, dalam kasus ini titik pemisah ribuan dan koma pemisah desimal. Setelah melakukan ujicoba, untuk membuat titik dan koma pemisah mata uang dalam mailmerge setidaknya ada dua cara.

1. Menggunakan Numeric Switch pada Ms Word

Agar format teks di Word hasil mailmerge sesuai yang Anda ingin munculkan, Anda bisa menggunakan Number Switch pada Word. Untuk itu, Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Jika dokumen hasil mailmerge yang ingin Anda ubah hanya sedikit, pada mailmerge Word, sorot field yang Anda ingin tampilkan,klik kanan, lalu pilih "Toggle Field Codes" seperti gambar di bawah ini:

   

   Toggle Field Codes Microsoft Word

2. Jika Field Codes dalam dokumen mailmerge yang ingin Anda tampilkan cukup banyak, Anda dapat melakukan hal di atas dengan menekan tombol shortcut ALT + F9.
3. Hasilnya semua Field Codes akan muncul, misalnya { MERGEFIELD “Transport_1” } dan lain-lainnya seperti di bawah ini:

   

   Field Codes pada mailmerge Ms. Word

4. Edit field codes yang Anda ingin tampilkan tanda titik dan komanya, dengan menyisipkan kode numeric switch sebagai berikut: \# .#, kode yang lengkap misalnya sebagai berikut:
   
   { MERGEFIELD “Transport_1” \# .# }
5. Klik kanan semua field codes yang Anda ingin tampilkan titiknya, dan pilih Update Field, lalu tekan kembali ALT +F9.
6. Klik Preview Results pada tab mailing di Ms Word, dan selesai, semua titik akan muncul.

2. Menggunakan Link DDE

Cara pertama di atas berguna untuk mengedit sedikit field codes seperti contoh di atas. Jika sangat banyak, Anda sebaiknya menggunakan DDE Links. Berikut ini caranya:

Sebelum Anda memilih data sumber atau Data Source dari Excel, Anda harus melakukan beberapa hal Berikut:

Di dokumen Ms Word, lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Klik tombol Office di pojok kiri atas, lalu klik Word Options yang ada di bagian kanan bawah. 
2. Jika sudah muncul jendela munculan Word Options, klik menu Advanced, lalu scroll ke bawah untuk mencari bagian General.
3. Di bawah General, pastikan pilihan berikut ini dicentang:
   • Confirm file format conversion on open
4. Klik OK.

Centang Confirm file format conversion on open pada Word Options

Setelah itu, baru di Ms Word tadi Anda memilih Data Source dari Excelnya, dengan cara seperti biasa, yaitu: 

1. Pilih Tab Mailings, klik Select Recipients, pilih Use Existing List, lalu pilih Excel Anda dengan klik dua kali.
2. Selanjutnya akan muncul jendela munculan Confirm/Open Data Source, pilih Ms Excel Worksheets via DDE (*.xls). Apabila pilihan tersebut tidak muncul, Anda harus terlebih dahulu centang Show all

   

   Jendela munculan Confirm Data Source untuk membuka data source
3. Jika sudah klik OK, untuk memunculkan jendela Microsoft Office Excel untuk memilih range sel. Di situ sudah tertera Entire Spreadsheet. Biarkan saja, langsung klik OK. 

   

   Klik OK

4. Masukkan semua Merge Field yang Anda perlukan.
5. Klik Preview Results untuk melihat hasilnya.

Kini titik dan koma di mailmerge Ms Word sudah bisa muncul seperti keinginan Anda. Selamat bekerja!